Je schilder staat op de werf, roller in de hand, en dan: de verf is op. Niet genoeg besteld, of iemand anders heeft de restjes al meegenomen naar een ander project. Een telefoontje naar de groothandel, een rit erheen, een uur verloren. Het is een scenario dat zich in bijna elk schildersbedrijf afspeelt, en het kost meer dan je denkt.
Goed materiaalbeheer is geen sexy onderwerp. Het staat niet bovenaan de lijst als schildersbedrijven nadenken over digitalisering. Maar het is wél een van de plekken waar je het meeste geld kunt besparen. Dubbele bestellingen, vergeten materialen, verfblikken die over datum raken in het magazijn — het telt allemaal op.
De chaos van papieren lijstjes
In veel schildersbedrijven gaat het materiaalbeheer nog op de oude manier. De schilder belt of appt dat hij verf nodig heeft. De baas schrijft het op een briefje. Soms wordt het besteld, soms wordt het vergeten. En als het wél wordt besteld, weet niemand precies hoeveel er op het magazijn ligt.
Het resultaat? Een paar veelvoorkomende problemen:
- Dubbele bestellingen — twee mensen bestellen dezelfde verf omdat niemand weet dat het al in huis is
- Tekorten op de werf — de schilder staat stil omdat de juiste kleur er niet is
- Geen overzicht van kosten — hoeveel besteed je eigenlijk per project aan materialen?
- Vervallen materialen — verf en primers die te lang liggen en weggegooid moeten worden
- Moeilijke nacalculatie — achteraf kun je niet meer goed achterhalen wat er precies is gebruikt
Digitaal materiaalbeheer: simpeler dan je denkt
Als ik zeg “materiaalbeheer software” denken veel schildersbazen aan ingewikkelde systemen die je eerst een week moet leren. Maar het hoeft echt niet zo te zijn. In PaintConnect werkt het als volgt:
Stap 1: Materialen aanmaken
Je maakt eenmalig je meestgebruikte materialen aan. Denk aan: Sigma Contour PU Satin, Sikkens Rubbol BL Satura, tape, afdekfolie, kwasten. Per materiaal geef je de prijs, leverancier en eventueel de kleurcode op. Dit kost je een uurtje, en daarna hoef je het nooit meer te doen.
Stap 2: Materiaal aanvragen per project
Als een schilder materiaal nodig heeft voor een project, dient hij een aanvraag in via de app. Geen telefoontje, geen WhatsApp-bericht dat verdwijnt. De aanvraag komt netjes binnen bij de bedrijfsleider met het project, de hoeveelheid en de geschatte kosten.
Stap 3: Goedkeuren en bestellen
Jij als bedrijfsleider beoordeelt de aanvraag. Past het binnen het budget? Is het de juiste verf? Met één klik keur je goed, en je hebt direct overzicht van de materiaalkosten per project.
Voorraad bijhouden: weet wat je hebt
Een stap verder gaat het daadwerkelijk bijhouden van je voorraad. Dit is waar veel schildersbedrijven de meeste winst boeken — letterlijk.
Met een voorraadsysteem kun je:
- Locaties beheren — je magazijn, je bus, het project. Weet waar welk materiaal ligt.
- Batches tracken — wanneer is iets gekocht, wat was de prijs, wanneer verloopt het?
- Mutaties vastleggen — wie heeft wat meegenomen en voor welk project?
- Lage voorraad meldingen — krijg automatisch een melding als een product bijna op is
- Verloopdatums bijhouden — verf die bijna verlopen is? Eerst gebruiken voordat je nieuwe koopt
In PaintConnect zit een compleet voorraadbeheersysteem dat naadloos is gekoppeld aan je materiaalbeheer. Als je materiaal toevoegt aan een project, wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. Zo heb je altijd een actueel beeld.
De verfcalculator: nooit meer te veel of te weinig bestellen
Een leuk extraatje: PaintConnect heeft een ingebouwde verfcalculator. Je voert de afmetingen van de ruimte in (of het totale m²) en de calculator berekent hoeveel verf je nodig hebt. Rekening houdend met:
- Het type oppervlak (glad, ruw, nieuw)
- Het aantal lagen
- Het dekkend vermogen van de verf
- Ramen en deuren die niet geschilderd hoeven te worden
Het is een klein ding, maar het scheelt je een rit naar de groothandel als je halverwege ontdekt dat je een blik te weinig hebt.
Wat levert het op?
Schildersbedrijven die hun materiaalbeheer digitaliseren, merken het volgende:
- 10-15% minder materiaalverspilling — geen dubbele bestellingen, geen vergeten materialen
- Betere nacalculatie — je weet precies wat er per project is gebruikt en wat het heeft gekost
- Minder stilstand op de werf — als materiaal op tijd wordt aangevraagd en goedgekeurd, staat niemand stil
- Professionelere indruk bij klanten — een schilder die weet wat hij nodig heeft, straalt vakmanschap uit
Tip: begin klein. Je hoeft niet direct al je materialen in te voeren. Start met de 10 producten die je het meest gebruikt en breid langzaam uit. Binnen een maand heb je een compleet overzicht.
Koppeling met offerte en nacalculatie
De echte kracht van digitaal materiaalbeheer zit in de koppelingen. Als je weet wat je bij de offerte hebt begroot aan materiaalkosten, en je kunt dat vergelijken met wat er daadwerkelijk is gebruikt, dan heb je goud in handen.
In PaintConnect loopt die lijn door: van offerte (geschatte materialen) → materiaalaanvragen (wat er nodig is) → verbruik (wat er is gebruikt) → nacalculatie (vergelijking met de offerte). Zo leer je bij elk project beter inschatten en worden je volgende offertes nauwkeuriger.
Aan de slag
Materiaalbeheer klinkt misschien als administratie, maar het is eigenlijk gewoon slim ondernemen. Je bespaart geld, tijd en frustratie — en je schilders staan nooit meer zonder verf op de werf.
Probeer PaintConnect 14 dagen gratis en ontdek hoe makkelijk het is om grip te krijgen op je materialen en voorraad.